Assistentin/Assistent (w/m/d) für das Sekretariat der Leitung des Dezernates Allgemeine Verwaltung
Bewerben Sie sich bis spätestens 23.10.2026
Die Auswahlspräche sind voraussichtlich in der Kalenderwoche 47 geplant, eine entsprechende Einladung erhalten Sie rechtzeitig.
Bewerbung starten - Öffnet sich in einem neuen FensterIHRE AUFGABEN
- Sie unterstützen die Dezernatsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, insbesondere beim Dokumentenmanagement und bei den Beteiligungsverfahren der Interessenvertretungen.
- Die Koordination und Planung von Terminen und Dienstreisen gehören ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Organisation von Besprechungen und Sitzungen. Sie empfangen und betreuen Gäste. Darüber hinaus betreuen Sie die Mitglieder der Selbstverwaltung im Rahmen des Finanzausschusses. Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen inklusive Protokollführung und Bewirtung.
- In enger Zusammenarbeit mit der Dezernatsleitung bereiten Sie unterschriftsreife Korrespondenz, aussagekräftige Reports und ansprechende Präsentationen souverän und zuverlässig vor.
- Als Intranetredakteurin/Intranetredakteur übernehmen Sie außerdem die redaktionelle Aufbereitung, die Unterstützung sowie die Pflege dezernatsspezifischer Intranetinhalte und sorgen stetig für einen aktuellen Informationsstand.
IHR PROFIL
Bildungshintergrund:
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement
- oder eine vergleichbare Berufsausbildung.
Berufserfahrung:
- Sie konnten bereits mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst, sammeln.
Fachkenntnisse:
- Der sichere Umgang mit den gängigen Büroanwendungen, insbesondere MS Office und MS Sharepoint, ist für Sie selbstverständlich und Sie verfügen über stilsichere Deutschkenntnisse.
Persönlichkeit:
- Sie überzeugen durch ein sicheres, verbindliches Auftreten sowie durch ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten.
- Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Loyalität zeichnen Sie aus. Sensible Informationen behandeln Sie jederzeit diskret, verantwortungsbewusst und mit höchster Vertraulichkeit.
- Durch Ihr kooperatives Teamverhalten, Ihre ausgeprägte Hilfsbereitschaft und Ihren konstruktiven Umgang mit Konflikten tragen Sie außerdem zu einem guten Arbeitsklima bei.
Arbeitsweise:
- Dank Ihres ausgeprägten Organisationsvermögens, Ihres effizienten Zeitmanagements und Ihrer Eigeninitiative agieren Sie stets strukturiert, sorgfältig und lösungsorientiert.
UNSER ANGEBOT
Eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer Vergütung nach EG 8 TVöD-VKA. Die Stufenzuordnung erfolgt für Tarifbeschäftigte je nach Ihrer individuellen Berufserfahrung, so dass Sie ein Bruttomonatsgehalt zwischen 3.486,40 € und 4.230,97 € erwartet.
Die Ausübung der Funktion durch entsprechende Teilzeitbeschäftigung ist möglich.
